Le projet Salipae
SALIPAE : Soutien Administratif, Logistique et Informatique aux Promoteurs de l'Accueil de l'Enfant

Découvrez les étapes du projet en tenant compte de l’aspect itératif de celles-ci.

Etapes accomplies
Où en sommes-nous ?
Etapes à venir

Etapes accomplies

Sur la base des remarques émises par les experts des Services fédéraux de Politique scientifique lors de l’examen du projet initial ayant débouché sur sa subsidiation, plusieurs pistes ont été explorées entre juin et octobre 2003.
En point de mire : la nécessité de développer un outil durable dont le poids financier ne peut mettre, fut-ce à plus long terme, le projet en péril.

JUIN 2003 - OCTOBRE 2003
Durant l’année 2003, IDJ et Badje ont développé des contacts avec plusieurs partenaires potentiels, toutes ces rencontres leur ont permis de mieux définir le projet et ses besoins.
En savoir plus sur ces rencontres.

DECEMBRE 2003
Dans le courant du mois de décembre, IDJ et Badje sont parvenus à nouer un partenariat avec la société Dokeos, spécialisée dans le e-learning et les technologies open source. Dès la première rencontre, Thomas De Praetere, directeur de Dokeos, a cerné notre projet et nous a ouvert de nouvelles pistes de réflexion.
Découvrir ces pistes :
A travers nos premières notes à la « volée »
Et grâce à l’apport de Dokeos
Ce partenaire a pour mission d’apporter son expertise méthodologique (assister le projet dans l’analyse et le choix des technologies en présence) et son soutien sur le plan technologique (coaching du développement par IDJ).

FEVRIER 2004
En raison de cette nouvelle configuration du partenariat et suivant les conseils des Services fédéraux, la décision a été prise de réécrire le projet SALIPAE au début de l’année 2004 en tenant compte des conseils avisés du nouveau partenaire.

MARS 2004
L’ensemble du partenariat a élaboré divers questionnaires pour analyser le fonctionnement et repérer les besoins réels des membres de BADJE. Ceux-ci sont des structures très diversifiées : services communaux ou para-communaux, asbl (plus ou moins grandes).

L’analyse porte sur l’aspect technique ou technologique : pour faire le point sur l’utilisation des TIC chez les divers promoteurs. Elle fait également le relevé des équipements disponibles (PC, réseau éventuel local ou intranet, lignes ADSL, etc.).
Elle porte aussi sur l’aspect ressources humaines : quelle est la composition des équipes, quel est leur niveau d’utilisation des technologies, quels sont leurs besoins en matière de formation, comment ils se situent par rapport à une gestion plus « informatisée » de leur dossier.
L’analyse porte enfin sur l’aspect administratif : comment chacun des membres gère le personnel animateur, comment il gère les dossiers destinés à l’ONE ou aux autres pouvoirs subsidiants, comment il gère l’inscription des enfants, etc.

Cette triple analyse permettra de mettre en évidence les points forts et les lacunes (ou les manques) et de dégager les besoins et les ressources à mettre en œuvre en tenant compte des réalités de chacun, voire en valorisant son fonctionnement. En effet, il est important de ne pas « casser ce qui existe ». Il convient, au contraire de tenir compte de la réalité du terrain et de garder une souplesse sans imposer des normes d’encadrement trop strictes ou trop rigides.

MARS 2004
Développement du site www.badje.be

Le développement technique du site de Badje est réalisé par le partenaire IDJ « coaché » par l’expert technique Dokeos.

AVRIL 2004
Ce site est déjà en ligne mais toujours en construction. A vrai dire, il ne sera jamais totalement terminé... Il est conçu, non pas comme une vitrine, mais bien comme un outil au service de ses membres que tous ensemble, ils feront vivre et évoluer. Il est avant tout un lieu de découverte, d'échange et de partage d'idées.
En savoir plus sur la réflexion autour de ce site.

MAI 2004
Implication des membres et audit de démarrage
Etant donné que le projet a la volonté d’impliquer les membres dès l’amorce du développement et de tenir compte presque en temps réel des remarques critiques formulées par les utilisateurs du système, les membres de BADJE ont la possibilité de tester dès le début l’ébauche de plate-forme développée.
Une première analyse des besoins et des moyens est effectuée auprès des membres via le site de Badje.

Souligons que l’audit se poursuivra tout au long du développement, selon un processus itératif, processus adapté à ce type de projet.

Ceci implique pour les développeurs de se donner la possibilité de changer d'avis, de recommencer autrement, de tenir compte presque en temps réel des remarques critiques qui ne manqueront pas de fuser de la part des utilisateurs du système, lesquelles sont une indication très positive du fait que le portail fonctionne et est utilisé. Il s’agit là de développer une véritable Communauté de pratiques.
En savoir plus sur le concept de Communautés de pratiques.

JUIN 2004
Analyse des premiers résultats de l’audit
Les partenaires doivent ensemble, sur base des premiers résultats de l’audit et des conseils de l’expert méthodologique, prendre une décision sur la technologie et les contenus, en adéquation avec les besoins des utilisateurs. Ces choix devront porter vers une technologie durable et la moins onéreuse possible à l’usage. Tant pour l’aspect logiciel que matériel, des solutions « open » pourront être proposées. Les choix devront également tenir compte des ressources humaines « disponibles » chez les promoteurs. Le comité de suivi sera là pour appuyer la décision.
Liens vers les premiers résultats.

Première réunion du comité de suivi
25 juin 2004, première rencontre enthousiaste du comité de suivi.

JUILLET 2004 -OCTOBRE 2004
Suite de l’audit
Après la réunion du comité de suivi de juin, l’audit a continué. Plus longtemps que prévu… donc.
Réflexion, à posteriori sur la méthodologie utilisée pour cet audit.
Fin octobre, malgré plusieurs rappels, plusieurs membres n’avaient pas encore répondu aux questionnaires. Néanmoins, il a fallu clôturer et les résultats sont disponibles sur ce site.

OCTOBRE 2004
L’analyse des résultats de l’audit, a permis aux partenaires d’avancer sur plusieurs points, notamment:

• La révision de la structure du site de Badje
• Le choix d’un outil de développement
• La mise à niveau des membres

La révision de la structure du site de Badje
La révision de la structure du site de Badje : plus dynamique et permettant à l’utilisateur de trouver très vite l’information qui l’intéresse. Ainsi, on s’est posé la question : « Quelle info pour quel utilisateur ? » : le promoteur, l’animateur, le parent.
Sachant que l’utilisateur n’a pas nécessairement envie de se placer dans telle ou telle catégorie, cette possibilité lui est offerte mais pas « imposée ».
Découvrez la nouvelle arborescence du site.
Ainsi, dans cette nouvelle structure, on a privilégié l’interaction par rapport à la publication. Le site de Badje ne doit pas être un site vitrine mais un site qui permet des échanges dans tous les sens : entre Badje et ses membres, entre Badje et le public, mais aussi de membre à membre, de membre à public, de public à membre, etc.

Le choix d’un outil de développement
Ces résultats ont également permis aux partenaires du projet de poser des choix en terme de technologie. Il fallait trouver un outil opensource, collaboratif et exploitable par les développeurs d’IDJ. Il fallait aussi que cet outil réponde à l’ambition du projet qui est de proposer un site dynamique dans lequel chacun des membres et autres acteurs du secteur de l’extrascolaire peuvent intervenir aisément.
Le choix s’est porté sur l’outil PostNuke
www.postnuke.org - www.postnuke-france.org
Dans un premier temps, les développeurs du site ont suivi une formation PHP proposée par Dokeos.
Ils ont ensuite installé et « customizé » PostNuke en adéquation au projet.

Pourquoi PostNuke
PostNuke permet de créer un site web, de type portail, dans lequel il est possible d’inclure facilement des documents dynamiques conservés dans une base de donnée et d’inclure des pages web traditionnelles sous forme de micro-sites. De plus, PostNuke permet aux utilisateurs de soumettre des informations, des nouvelles, bref de collaborer activement à la vie du site et de participer à la « Communauté de pratiques » !
On a pu aisément « déménagé » le contenu développé sur le site de badje depuis avril 2004 vers le nouveau portail.

Formations et mise à niveau
Depuis le mois de novembre, plusieurs modules de formations ont été proposés gratuitement aux membres de Badje. Les formations portent sur les 3 aspects suivants :

Formation 1 : Navigation sur Internet
· Utilisation du navigateur et des moteurs de recherche
· Classification des adresses Web dans les favoris
Durée : 3 heures

Formation 2 : Courrier électronique
· Créer son E-mail
· Envoyer des courriers
· Envoyer des fichiers attachés
· Créer des groupes
· Gérer son carnet d’adresses
Durée : 3 heures

Formation 3 : animation-débat sur l’outil internet
· Naviguer sur la toile en « toute sécurité »,
· Trouver l’information pertinente, recouper l’information
· Partir à la découverte de logiciels gratuits ou libres
Durée : 3 heures
Ces formations sont données par le partenaire IDJ dans son cyberespace.

NOVEMBRE-DECEMBRE 2004

Mise en ligne du nouveau site
Après le développement et la « customisation » de PostNuke par IDJ, guidé par DOKEOS, la nouvelle mouture du site a été mise en ligne. Le contenu du site développé depuis avril 2004 a pu être aisément transféré vers le nouveau portail. Parmi les différents services envisagés par les partenaires, le module de «nouvelles » a déjà pu être mis en ligne.

Deuxième réunion du comité de suivi
Le 17 décembre 2004, la deuxième réunion du comité de suivi fut l’occasion pour les partenaires de présenter les orientations sur le plan technologique, ainsi que l’état d’avancement du projet. Les experts du comité de suivi ont ainsi pu découvrir la nouvelle version du site et l’arborescence envisagée.
Plusieurs questions « de fond » ont été soulevées et ont véritablement interpellé les partenaires du projet. Ces questions étaient liées à la dénomination du site (www.badje.be), ainsi qu’à la limitation des services aux seuls membres de la fédération (échanges de « bons tuyaux », possibilité de déposer des offres d’emploi…). Plusieurs membres du comité de suivi ont ainsi indiqué que cela risquait de limiter les possibilités d’interactivité (alors que le but du projet est justement de développer une communauté de pratiques), tandis que d’autres estimaient qu’il y avait confusion d’intérêts (l’argent public favorisant de fait le « recrutement » de nouveaux membres de BADJE).

Comité de suivi.

JANVIER 2005
Ouverture à tout le secteur et acquisition d’un nom de domaine
Suite aux recommandations du comité de suivi, et en raison de l’argument selon lequel, financé par un subside public, le projet SALIPAE ne pouvait privilégier une petite communauté (les membres de BADJE) alors que c’est le secteur tout entier qui a besoin d’un outil, les partenaires ont décidé d’ouvrir tous les services du portail à l’ensemble du secteur extrascolaire, et non plus aux seuls membres de BADJE.
Dès lors, le portail ne pouvait plus être directement identifié comme le site de Badje. Un nouveau nom de domaine a dû être choisi, et le choix s’est porté vers www.extrascolaire.be. C’est désormais à cette adresse que l’on retrouve les différents services du portail.

FEVRIER – JUIN 2005
Développement du site www.extrascolaire.be
Après avoir choisi un outil technologique (pour rappel : PostNuke) et acquis un nom de domaine, il restait à munir le portail des outils prévus, ce qui a été fait entre février et juin 2005.

AVRIL 2005
Réunion des promoteurs d’accueil, une communication au secteur
Le 22 avril 2005, les promoteurs bruxellois d’accueil extrascolaire ont été conviés à une réunion de présentation du site. Plus de 700 invitations ont été envoyées aux différents organismes répertoriés dans la base de données de BADJE, et une vingtaine d’organismes divers (opérateurs d’accueil, coordinations locales pour l’enfance, O.N.E.) ont répondu présent, tandis que cinq autres organismes ont réagi à cette invitation en demandant de bénéficier ultérieurement d’une présentation individuelle.
Les différentes fonctionnalités du site ont été exposées aux participants. En outre, guidés pas à pas par les partenaires, ils ont pu créer leur compte utilisateur et leur fiche de présentation.
Cette journée a également été mise à profit pour entendre les commentaires et suggestions des utilisateurs du site afin de l’améliorer, tant en ce qui concerne les services proposés que la navigation.
Enfin, un « guide de l’utilisateur » présentant les diverses fonctionnalités du site a été remis à chaque participant. Par ailleurs, ce guide a été mis en ligne.

MAI 2005
Promotion du site
Après cette journée de présentation du site aux opérateurs d’accueil, il restait encore à faire connaître le site auprès du grand public et notamment des parents. Pour ce faire, les partenaires ont utilisé plusieurs canaux :

• l’insertion d’encarts dans l’édition 2005 du Bruxelles en vacances (un guide distribué aux parents à 10 000 exemplaires, édité par IDJ et BADJE, et qui présente toutes les activités à destination des enfants et des jeunes organisées durant l’été en région bruxelloise) ;
• la publication d’articles dans le quotidien Métro et l’hebdomadaire Le Ligueur ;
• la publication d’un article dans le trimestriel de BADJE (le Badje Info), distribué gratuitement à 1 200 exemplaires dans tout le secteur de l’accueil extrascolaire bruxellois ainsi qu’aux pouvoirs publics.

En outre, depuis lors, tant IDJ que BADJE ne manquent pas de promouvoir le site lors de leurs nombreux contacts avec les parents (dans leurs locaux, par téléphone ou par courriel). De plus, BADJE a contacté chacun de ses membres par téléphone pour leur proposer une présentation individuelle du portail et les inciter à s’y inscrire. Enfin, IDJ et Badje ne manquent pas d'encourager les promoteurs d’accueil qui s’adressent à eux à aller visiter le portail.

Troisième réunion du comité de suivi

Le 31 mai 2005, la troisième réunion du comité de suivi a permis de faire le point sur l’avancement du projet. De nombreux échanges ont eu lieu sur les questions du contrôle des informations (et donc de la qualité de celles-ci), de la labellisation des opérateurs, de la difficulté de faire interagir les utilisateurs, des relations entre les coordinations locales (et leurs sites web) et les partenaires du projet (et le site www.extrascolaire.be).
Si toutes ces questions sont complexes et n’ont pu nécessairement trouver de réponse immédiate, l’ensemble des membres du comité de suivi se sont néanmoins retrouvés sur quelques principes, comme la nécessité de faire davantage interagir les utilisateurs et l’intérêt de nouer des liens avec les coordinations locales.

Comité de suivi.

JUIN 2005
Simplification de la structure du site
Suite à l’ajout de nouveaux services, le menu de gauche du site s’est vite retrouvé encombré. L’audit ayant démontré qu’il fallait éviter la surcharge d’information et le « désordre », de nombreux liens ont été supprimés de ce menu. Les liens supprimés ont été déplacés vers les espaces spécifiques, encourageant ainsi les visiteurs à découvrir les espaces interactifs.

Quatrième réunion du comité de suivi

Le28 juin 2005, la quatrième réunion du comité de suivi avait pour but de faire le bilan de la première phase et de solliciter les recommandations des experts quant aux orientations pour la deuxième phase.

Comité de suivi.

Où en sommes-nous ?

JUILLET 2005
Finalisation du développement
La fin de la première phase coïncidant avec les vacances d’été, cette période a été mise à profit pour finaliser les services développés jusqu’alors (notamment les bases de données d’offres d’emploi et de curriculum vitæ d’animateurs). Enfin, cette période a également été l’occasion de travailler sur la forme du site en lui donnant un nouvel habillage.

Tâches à prendre en considération tout au long du projet
Développement du contenu « informatif » du site, tests d’adéquation entre technologie et contenu
Outre l’apport de chaque membre, le coordinateur et le partenaire 1 alimenteront le contenu du site et cela également au fur et à mesure du développement du portail.
Il s’agit là aussi de s’assurer, tout au long du processus, de l’adéquation entre «contenu » et «contenant».

© 2004 Salipae.net